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Mon photocopieur et le règlement RGPD – GDPR

Le 25 mai 2018, le nouveau règlement Europen portant le nom de GDRP ( Règlement Général de Protection des données – Général Data Protection Regulation ) entre en vigueur.

Celui-ci responsabilise les entreprises par rapports à tout un tat d’aspect liés à la collecte, au traitement et à la conservations des données à caractère personnel.

Le sujet est très vaste et nous n’aborderons ici pas toutes ses facettes, nous nous concentrerons sur un sujet que nous connaissons bien chez Vcomm Ricoh, les imprimantes multifonctions et les photocopieurs.

La première question que vous vous posez probablement est de savoir en quoi le règlement général de protection des données concerne votre photocopieur multifonction ?

La réponse est simple, celui-ci, utilisé tous les jours dans votre entreprise, traite probablement un nombre important de données visée par le règlement Européen.

Que ce soit l’impression d’une facture, le scan de données clients, de contrats, l’archivage de documents ces documents contiennent des données privées qui sont donc concernées par le règlement et ces procédures doivent donc maintenant répondre à certains critères de sécurité.

En Standard, notre gamme d’appareils multifonction Ricoh est dotée de fonctionnalités permettant de respecter ce règlement, ce de manière tres simple pour l’utilisateur.

Voici quelques exemples concrets :

Je dois imprimer des factures :

La fonction impression confidentielle permet à l’utilisateur d’envoyer son document à l’imprimante et celle-ci n'imprimera le document que quand ce même utilisateur se présentera devant celle-ci.

Je dois scanner des documents :

Qui dit scanner en entreprise implique souvent le transfert de l’information via votre réseau interne et ou internet.

Les photocopieurs Ricoh ont la possibilité de crypter l’information qui doit transiter par son scanneur afin que celle-ci ne puisse être interceptée et lue par un tiers.

Je dois archiver des documents :

Les scanneurs de nos copieurs Ricoh sont devenus de plus en plus performant avec le temps. Un modèle classique tel que le Ricoh MPC3004 dans sa version ASP est capable de scanner à une vitesse de 180 images par minute. C’est donc tout naturellement qu’une grande partie de nos clients utilisent leur copieur Ricoh pour archiver leurs anciennes données papier.

Sans trop rentrer dans la technique, envoyer un grand nombre d’informations de l’imprimante multifonctions Ricoh vers une destination sur le réseau implique l’utilisation d’un disque dur sur la machine qui va faire office de tampon entre le moment ou la machine lit les documents et les envoie.

Sur nos appareils ce processus est complètement crypté et garanti donc la confidentialité des données.

Mon photocopieur se trouve dans une zone ou des gens, pas systématiquement de l’entreprise, ont acces :

Nos photocopieurs professionnels sont tous équipé en standard d’un système de gestion d’acces pour 500 utilisateurs et les personnes qui n’ont donc pas été habilitées n’auront pas de possibilités de l’utiliser.

Si vous le souhaitez un système de suivi peut aussi être mis en place qui vous permettra de savoir qui a fait quoi et quand à partir de votre appareil Ricoh.

Je dois changer de photocopieur :

Votre contrat de location de photocopieur est terminé, vous devez donc le rendre à votre fournisseur actuel.

Qu’advient t’il des données qui restent dans votre photocopieur, dans le serveur de documents, dans le disque dur de celui-ci ?

Vous ne savez pas ? Vous en êtes pourtant dorénavant responsable !

Chez Vcomm Ricoh nous avons un service de destruction professionnelle de ce dernier. Une fois le travail réalisé nous vous remettons un certificat de destruction des données qui vous déchargera de toute responsabilité.

En conclusion, on constatte donc que le photocopieur que vous utilisez tout les jours, si il est loin d’être le seul est néanmoins un maillon important de la chaine du traitement des données et le choix de ce dernier doit aujourd’hui faire l’objet aussi d’une attention dans le cadre de la (longue) route qui mène au respect de cette nouvelle réglementation GDRP – GRDP.

Chez Vcomm Ricoh, nos conseillers sont formés et à votre disposition pour vous aider. Contactez nous en cliquant sur ce lien ou appellez nous au 00 32 2 686 30 30 pour un rendez-vous.

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Vcomm distribue depuis plus de 20 ans les produits Bureautique Ricoh en Belgique et au Luxembourg.

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