Mijn Kopieerapparaat en de verordening AVG - GDPR

Op 25 mei 2018 treedt de nieuwe Europese Algemene Verordening betreffende de Gegevensbescherming (AVG) (Général Data Protection Regulation of kortweg GDPR) in werking.

Hierdoor worden de bedrijven op hun verantwoordelijk gewezen betreffende een hele reeks aspecten die betrekking hebben tot het verzamelen, verwerken en opslaan van persoonsgegevens.

Het onderwerp is zeer breed, maar we zullen hier niet alle facetten behandelen. We zullen ons vooral bezighouden met de onderdelen van het onderwerp die we goed kennen bij Vcomm Ricoh, de multifunctionele printers en kopieertoestellen.

De eerste vraag die u zich waarschijnlijk stelt is hoe de Algemene Verordening betreffende de Gegevensbescherming van toepassing kan zijn op uw multifunctioneel kopieertoestel.

Het antwoord is eenvoudig. Dit toestel dat dagelijks gebruikt wordt in uw bedrijf, verwerkt waarschijnlijk een grote hoeveelheid gegevens die onder de Europese verordening vallen.

Of het nu gaat om het printen van een factuur, het scannen van klantgegevens, contracten of het archiveren van documenten, deze documenten bevatten persoonsgegevens waarop de verordening van toepassing is, en de procedures daaromtrent dienen voortaan aan bepaalde veiligheidscriteria te voldoen.

Ons assortiment multifunctionele apparaten is standaard uitgerust met de nodige functies om op een zeer gebruiksvriendelijke manier aan deze verordening te voldoen.

Hieronder volgen enkele concrete voorbeelden:

Ik moet facturen afdrukken:

Met de vertrouwelijke afdrukfunctie kan de gebruiker zijn document naar de printer sturen en zal de printer het document pas afdrukken wanneer dezelfde gebruiker aan de printer verschijnt.

Ik moet documenten scannen:

In bedrijven gaat scannen meestal gepaard met de overdracht van informatie via uw interne netwerk en/of via het internet.

De Ricoh kopieertoestellen beschikken over de mogelijkheid om de gegevens die door de scanner en het netwerk overgedragen worden, te versleutelen, zodat ze niet door derden onderschept op gelezen kunnen worden.

Ik moet documenten archiveren:

De scanners van onze Ricoh-kopieerapparaten zijn in de loop der tijd steeds krachtiger geworden. Een klassiek model zoals de Ricoh MP C3004 kan in zijn ASP-versie, scannen aan een snelheid van 180 beelden per minuut. Het is dan ook niet meer dan normaal dat veel van onze klanten hun Ricoh-kopieertoestel gebruiken om hun oude papieren gegevens te archiveren.

Zonder al te technisch te worden, vereist het verzenden van veel informatie van de multifunctionele Ricoh printer naar een bestemming binnen het netwerk, het gebruik van een harde schijf op de machine, die als buffer fungeert tussen het moment waarop de machine de documenten leest en verzendt.

Op onze apparaten is dit proces volledig versleuteld zodat de bescherming van de gegevens gegarandeerd is.

Mijn kopieerapparaat bevindt zich in een ruimte waar mensen, die niet noodzakelijk afkomstig zijn van ons bedrijf, toegang hebben:

Onze professionele kopieermachines zijn standaard uitgerust met een toegangsbeheersysteem voor 500 gebruikers en de mensen die niet geregistreerd zijn, zullen er geen gebruik kunnen van maken.

Indien gewenst, kunnen we een trackingsysteem instellen zodat u kunt weten wie wat en wanneer gedaan heeft vanaf uw Ricoh-apparaat.

Ik moet van kopieertoestel wisselen:

De huurovereenkomst voor uw kopieermachine is ten einde en u moet het toestel terugbezorgen aan uw huidige leverancier.

Wat gebeurt er met de gegevens die achterblijven in uw kopieerapparaat, op de documentenserver of op de harde schijf?

U weet het niet? Nochtans bent u er vanaf heden verantwoordelijk voor!

Bij Vcomm Ricoh beschikken we over een professionele vernietigingsdienst voor dergelijke dragers van gegevens. Zodra de vernietiging uitgevoerd is, ontvangt u van ons een certificaat als bewijs voor de vernietiging van de betreffende gegevens die u van elke verantwoordelijkheid ontheft.

Tot slot willen we opmerken dat het kopieerapparaat dat u dagelijks gebruikt, ook al is het verre van de enige, een belangrijke schakel is in de gegevensverwerkingsketen. Indien u ervoor kiest om er gebruik van te maken, zult u er ook aandacht moeten aan besteden binnen het kader van de (lange) weg die leidt tot de nieuwe verordening AVG - GRDP.

Bij Vcomm Ricoh hebben onze consultants een opleiding genoten en zijn ze ten alle tijd beschikbaar om u te helpen. Contacteer ons door te klikken op deze link of bel ons op het nummer 00 32 2 686 30 30 voor een afspraak.